Newsletter juli: Beproefde recepten voor mislukking. Deel 2: Budgettering.

Het verlof staat voor de deur, maar na dit intermezzo volgt de budgetperiode. Een goed moment om  even na te denken over de beproefde recepten voor mislukking bij budgettering. Afhankelijk van de bedrijfs-DNA wordt dit een periode van frustrerende discussies of van het ontdekken en onderbouwen van nieuwe opportuniteiten…

Eerste beproefd recept voor mislukking: Elk afdeling zijn eigen kostenpotje. Dit recept is een variante van wat in de vorige newsletter  besproken is. “als ieder voor zijn eigen deurtje veegt” en dezelfde beproefde recepten zijn ook hier toepasbaar. (link…).

Tweede beproefd recept voor mislukking: Geen tekort geen overschot!

Dat klinkt als een zeer goed principe. Maar als de geplande groei in beeld komt, dan ontaardt de budgetronde wel eens in touwtrekkerij om een zo groot mogelijk stuk van de koek binnen te halen.

Laten wij even terugkijken naar de situatie van de NV AQUIT uit de vorige newsletter, waar de vervelende concurrent met 5% marktaandeel ging lopen. De CEO en de CFO zitten nu samen om op dit cruciale moment iedereen terug in het gelid te krijgen. De eerdere lijst met de 137 verbeterpunten blijft heel tactisch in de lade want de CFO wil de bespreking beperken tot de volgende 4 punten:

  1. Ik kan dezelfde euro geen tweemaal uitgeven.
  2. Het bijkomend budget voor sales en marketing heeft het vorige jaar niets uitgehaald.
  3. Elke manager zal weer komen aandraven met het argument dat er ook nog zo veel andere prioriteiten zijn en er dus weinig tijd is voor frustrerend gecijfer en opvolging.
  4. Elke manager neemt zijn verantwoordelijkheden, hij krijgt zijn eigen kostenpotje, dat mag gebruikt worden en daarmee: basta – geen eurocent extra!

De CEO knikt ja, want daar is niets tegen in te brengen en in zijn slapeloze nachten was hij al tot hetzelfde besluit gekomen.  Wat nu?  – (Wie geïnteresseerd is in de achterliggende logica, klikt eerst op …) Het bestaan van deze achterliggende logica had men dus blijkbaar niet gezien. Die komt ook niet in beeld door de klassieke kosten-budgettering. De gemeenschappelijke oorzaak van de ellende zit hem inderdaad in het 4de punt.

Derde beproefd recept voor mislukking: Alleen op kosten focussen.

Wanneer de focus vooral naar de kosten gaat komt er ook geen zicht op de hoofdbeperking (de reële business-constraint) en wordt de wisselwerking tussen de onderdelen nog meer ontkend en bemoeilijkt. De wiskundige impact van kosten (in zoverre dit ook reële uitgaven zijn!) op de het resultaat wordt berekend door een sommatie van zijn elementen. De impact van een constraint of – indien juist geïdentificeerd en gemanaged- van een hefboom wordt weergegeven door een vermenigvuldiging. Dit betekent dat je veel meer resultaat krijgt met dezelfde inspanning.

Meestal ontstaat de neiging om kosten te drukken als reactie tegen een onverwachte situaties. Deze paniekreactie kan beter vermeden worden indien men beschikt over een permanente businessdiagnose, die deel uitmaakt van een volledige implementatie CDS2 (Constraints Driven Strategy System). Dit systeem helpt u de valstrikken te vermijden en ondersteunt uw groei met een originele budgetteringstechniek door koppeling van market-constraint-analyses met interne en financiële constraints. Meer op: CDS2.