Een alternatief voor process mapping

Er valt veel voor te zeggen om eerst de processen in kaart te brengen vooraleer er aan gesleuteld wordt want op die manier komt er al zeer veel aan het licht onvolledige routings, soms de éne weg en soms de andere, verkeerd gebruikte processen en noem maar op. Wie ooit een ERP-implementatie heeft meegemaakt kent daar vele verhalen over. Het probleem stelt zich zeker wanneer men te doen heeft met zeer vele verschillende processen, die in de praktijk wél werken maar nog nooit formeel beschreven zijn. Of waarvan de beschrijving niet meer up-to-date is. In de praktijk is het uitschrijven en updaten van processmaps dikwijls een monnikkenwerk dat heel gemakkelijk wordt uitgesteld omdat het – weer eens – de medewerking vraagt van die sleutelpersonen die al zoveel werk hebben…

Er zijn gelukkig 2 alternatieven:

Alternatief 1:

Begin met wat je hebt. Vanuit de praktijk van TOC-buffermanagement in producties en projecten is gebleken dat niet noodzakelijk alle stappen volledig moeten beschreven en bekend zijn om toch een bestuurbaar geheel te krijgen. Het is dikwijls voldoende om de start, het einde en één belangrijke stap te kennen om een opvolging te kunnen starten. Wanneer dan nog die activiteit  uitgevoerd wordt door een critische resource dan heeft de sturing meteen effect op de goede werking van het hele proces! Op die manier krijg je dus met weinig moeite toch de zaak onder controle en is de weg vrijgemaakt voor verdere detaillering. Ook hier geldt de regel dat te veel details soms niets bijdragen tot de verbetering van de sturing, integendeel het kan de focus op de essentiële doen verdwijnen in een mist van onbelangrijke dingen.

Goed, maar hoe weten wij nu dat een detail al dan niet belangrijke effecten kan hebben? Ook hier is het antwoord: aangepast buffermanagement! Want dit werkt als een permanente monitoring op de processen en de signalen geven aan waar er iets hapert en vooral: hoe belangrijk de hapering is. Dit is een weg van geleidelijkheid waarbij elke stap reeds effect heeft terwijl er minimaal beslag wordt gelegd op de zo beperkt beschikbare tijd van de sleutelfiguren.

Alternatief 2:

Gebruik de reeds beschikbare ERP-data. Op dit ogenblik wordt geëxperimenteerd met het automatisch opstellen van processmaps vanuit de beschikbare data in de ERP. Met deze techniek wordt de reeds bekende realiteit in beeld gebracht en komen er snel procespmaps, die weliswaar nog niet perfect zijn, maar een goede basis vormen om in korte tijd bruikbare sturingen op te bouwen.